Toe ek ’n gemeentepredikant was, het ek dikwels vir my kerkraad gesê ek is liewer vir mense as vir papiere. Ek doen eerder huisbesoek as om administrasie te doen. Maar ek besef ek was eintlik baie gelukkig, want daar was altyd uiters bekwame en betroubare kerkraadslede wat ons gemeente se administrasie hanteer het.
Bekwame kerkraadslede wat kans sien om die Kerk se werk te doen, is goud werd, maar dit word al moeiliker om sulke lidmate te kry. ’n Skriba wat getrou al die korrespondensie ontvang en aan die kerkraadsvergadering voorlê, ’n skriba vir registrasie wat nuwe lidmate se bewys van lidmaatskap aanvra en die gemeenteregister en doopregister op datum hou, ’n kassier wat elke Sondag op sy of haar pos is en die deurkollekte van twee staatmakerdiakens ontvang en Maandag gaan bank, en dan nog saam met die Finansiële Komitee die begroting opstel en maandeliks die afwykingsverslae behandel. In sommige gemeentes is daar ’n knap administratiewe beampte wat baie van hierdie take verrig. En tog is dit weer ongesond en onverantwoordelik om al hierdie pligte in een persoon te sentreer. Dus bly elke gemeente aangewese op die handjievol lidmate wat verseker dat die gemeente al haar verantwoordelikhede teenoor die sinodale Kerk en die owerhede nakom.
Op die Inligting- en besprekingsvergadering wat op 20 Februarie 2025 vir ringskommissies gereël is, het mnr Johan Hattingh, Bedryfshoof van die Sinodale Dienssentrum oor die gemeente en ring se verantwoordelikhede ten opsigte van gemeenteadministrasie gepraat. Hy het verwys na die bepalings van die Kerkorde (veral Ordinansie 9) én na die wetlike voorskrifte waaraan elke kerkraad hulle moet hou.
Dit begin by gereelde vergaderings en noukeurige notules. Notules teken die besluite van die kerkraad op en is die bron waarheen ons teruggaan as ons wil seker maak wat die kerkraad oor enige saak besluit het. Was daar magtiging vir al die uitgawes? Is die predikant se verlof goedgekeur? Is die besluit om ’n jeugkamp te hou, uitgevoer?
Goeie gemeenteadministrasie gaan egter veel verder. Daar word van elke gemeente verwag om ’n klomp inligting geredelik beskikbaar te hê, want enige lidmaat of die ringskommissie of die owerhede kan te eniger tyd daarna vra. Dit sluit inligting in soos lidmaatregisters, die gemeentelike bedieningsplan en begroting, die titelaktes en bouplanne van kerklike eiendomme, huurkontrakte, beroepsdokumente en dienskontrakte vir elke werknemer van die gemeente, salarisstrokies en belastingdokumentasie, pensioenrekords, verlofregisters, korrespondensie en vele meer.
Mnr Hattingh het verduidelik hoe die Sinodale Dienssentrum gemeentes kan help om hierdie verantwoordelikhede na te kom. Daar is uitstekende rekenaarprogrammatuur wat met al hierdie take kan help. Sage Online Accounting is die pakket wat deur die Kerk aanbeveel word om te help met die opstel en kontrole van begrotings, inkomste en uitgawes. Die Sinodale Dienssentrum kan hulp en raad aanbied met ’n gemeente se belastingaangeleenthede en registrasie vir werkloosheidsversekering. Die Kerk se ekstranet verseker betroubare kommunikasie tussen die gemeente, die ringskommissie en die Sinodale Dienssentrum, en bied vir die gemeente ’n veilige plek waar belangrike dokumente soos notules, begrotings, finansiële verslae en lidmaatregisters gebêre kan word (sodat dit nie verlore gaan indien die skriba of kassier byvoorbeeld verhuis of beroof word nie).
Ringskommissies en ringsvisitasie speel ’n baie belangrike rol om goeie gemeenteadministrasie te verseker. Die ringsvergadering is nie bloot ’n jaarlikse seremonie of pligpleging nie; dit is dié geleentheid om indringend na die dienswerk en administrasie van elke gemeente in die ring te kyk. Waar daar gebreke is, moet die ringskommissie toesien dat dit reggestel word. Waar gemeentes eenvoudig nie oor die nodige bekwame en dienswillige lidmate beskik om die gemeenteadminstrasie waar te neem nie, behoort die ringskommissie toe te sien dat daar dalk van een of meer persone in die ring gebruik gemaak word om al die gemeentes in die ring se administrasie te hanteer. Of anders moet die ringskommissie met ’n kerkraad in gesprek tree oor hulle voortgesette funksionering as afsonderlike gemeente indien hulle nie langer hulle administratiewe verantwoordelikhede kan dra nie.
Die feit van die saak is dat elke gemeente in die oë van die samelewing ’n selfstandige regspersoon is met bepaalde verantwoordelikhede. Dit plaas ’n swaar las op die predikant en elke kerkraadslid, tesame met die verantwoordelike lidmate wat deur die kerkraad vir bepaalde take as fidusiêre persone aangewys word. Laastens is dit die ringskommissie wat moet toesien dat elke gemeente hul kerklike -, administratiewe – en belastingverantwoordelikhede na behore nakom.
Dit moet ’n kerkraad of ringskommissie nie moedeloos maak nie; nee, kontak gerus die Sinodale Dienssentrum. Ons wil julle help!
(Dr Wouter van Wyk is sekretaris van die Kommissie van die AKV)