Die jaarlikse byeenkoms van Protestantse Kerkargiewe met Afrikaans as gebruikerstaal het op 11 en 12 Junie in Stellenbosch plaasgevind. Die NG Kerk se Argief in Stellenbosch onder leiding van hul bestuurder, dr Andrew Kok, het die konferensie gereël, en die tema was Vat of los?
Verskeie referate is gelewer om lig te probeer werp op die vele uitdagings wat argiefbewaarplekke in die gesig staar wanneer dit daaroor gaan om gemotiveerde keuses te maak by die aanwin van argivalia. Omstandighede in argiewe verskil, ook in die historiese ontstaan van versamelings. Die rigsnoer was egter vir almal duidelik: om binne die kader van bestaande bewaringswetgewing die skriftelike neerslag van die geloofsgemeenskap in die geval van kerkwees oor tyd heen te laat bewaar.
Die vinnige vraag wat by vergaderings en byeenkomste (veral buite argiefkringe) opduik, is of digitering van papier die laaste en goedkoop antwoord bied vir die bewaring van dokumente. Die antwoord was ’n oorweldigende nee.
Die uitdagings rondom elektroniese bewaring van dokumente wat ook op papier bestaan is duur, net soos grootskaalse digitering self. (Gevalle van slegs digital born, met ander woorde, nuutgeskepte materiaal in elektroniese formaat, is iets anders.) Groot instansies soos die Universiteit van Stellenbosch Argief én hul afdeling Spesiale Versamelings het soortgelyke probleme uitgewys. Almal fokus op dit wat relevant vir die instellings is, maar het ook historiese bagasie van versamelings wat soms minder pas.
Nader aan die kerklike vuur het ds Frans du Plessis van NG Kerk Brits gepraat oor die projek waaraan hy tussen 2013 en 2016 vir die Wêreldgemeenskap van Gereformeerde Kerke (WGGK) in Genève gewerk het. (Die NHKA is ook lid van dié liggaam.) Met groot koste en moeite is die argiewe gedigiteer – slegs vir interne gebruik binne dié liggaam – en die oorspronklike word gelukkig ook steeds bewaar.
Die NG Kerk, die NHKA en die Gereformeerde Kerke het almal omvangryke historiese versamelings, deels vanweë die groot rol wat kerke in die gemeenskap gespeel het. Daar is geen plaasvervangende instansies daarvoor nie.
Die erns waarmee bewaring in die Algemene Taakspan Argief van die NG Kerk benader word, is vir kleiner argiewe groot ondersteuning en aanmoediging. Alle kerklike argiewe het getuig dat hulle bewus is van die ekonomiese druk op kerke, maar ook van die noodsaak om verantwoordelik en wetenskaplik te werk te gaan om aanwins, bewaring én toeganklikheid van argiefstukke in stand te hou vir toekomstige verwysing.
Deelnemende kerke het elk ’n beurt gekry om bepaalde sake uit te lig. Ek het met ’n PowerPoint-aanbieding getoon hoe die NHKA se streng versamelbeleid reeds sedert 2009 aanwinste uit gemeentes én persoonlike predikantsversamelings noodgedwonge ingedam het tot dit wat vir die bewarings-beeld van die NHKA onontbeerlik is, veral na die Kerkargief se groot trek van 2017. Talle kerkargiewe het projekte om duplisering van veral gepubliseerde materiaal en foto’s sinvol te verminder, maar dit ook toeganklik te maak vir navorsing.
Die referaat van Petro Coreejes-Brink van die Kaapse Skier-eiland Universiteit van Tegnologie was bemoedigend omdat hierdie instelling positief staan teenoor die uitbreiding van streeks- en familiegeskiedenis wat aanvullend tot kerkargiewe is. Die versameling van die voormalige Genealogiese Instituut SA word nou hier gehuisves en bevat ’n skat van geslagsregisters wat kerklike doop- en lidmaatregisters as basisbron het.
Nándor Sarkady, Kerkargivaris NHKA